Attribution de l'Administration Générale de l'AMAT-CI

L’Administration générale est composée de sept (07) services :
1- l’Administrateur Général
 
Il est chargé des attributions ci-après :
- assurer l’exécution des décisions du Conseil d’Administration ;
- assurer la coordination des services ;
- préparer les objets de budgets ;
- exécuter le budget en qualité d’ordonnateur des recettes et des dépenses ; 
- établir et soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration, l’organisation générale des services de l’AMAT-CI.
- exercer l’autorité sur l’ensemble du personnel ;
- soumettre au Conseil d’Administration les recrutements, les nominations, les attributions, les salaires, les gratifications, les mutations et promotions, conformément à la réglementation en vigueur ;
- gérer le patrimoine mobilier et immobilier, les placements financiers et les disponibilités de l’AMAT-CI ;
- produire le rapport annuel d’activités de l’AMAT-CI ;
- accorder l’agrément aux partenaires médicaux et prestataires de l’AMATCI, après avis conforme du Conseil d’Administration ;
- décider des sanctions à l’encontre du personnel, à l’exception des cas de radiation ;
- signer les actes administratifs de son domaine de compétence ;
- coordonner la politique de communication de l’AMAT-CI.
- préparer les études, plans et projets et les soumettre au Conseil d’Administration ;
- proposer pour adoption au Conseil d’Administration, le montant des frais de dossier, le montant des cotisations et de toute autres contributions, la liste des prestations, la nomenclature des prestations remboursables ;
- nommer les représentants des commissions locales ;
- ester en justice, par délégation du Conseil d’Administration.
 
2- Le Secrétariat
 
- Réception des appels téléphoniques, accueil des visiteurs et rédaction des travaux ;
- Réception et transmission du courrier ;
- Saisie dactylographique du courrier ;
- Prise de rendez-vous ;
- classement
 
3- Cellule d’Audit Interne et de Qualité (CAIQ)
 
Les membres de la CAIQ assistent l’Administrateur Général de l’AMAT-CI dans la gestion des taches en s’assurant que :
- les prestations fournies aux bénéficiaires par les structures conventionnées sont de qualité ;
- les procédures budgétaires, comptables et financières comportent les sécurités suffisantes ;
- les informations sont sincères ;
- les opérations sont régulières ;
- les organisations sont efficaces ;
- les structures sont bien adaptées
 
4- Service de Communication
 
- mettre en œuvre de la politique d’information et de communication interne et externe ;
- veiller à l’amélioration de l’image de l’AMAT-CI auprès des Mutualistes ;
- promouvoir les actions de sensibilisation en matière de santé et d’hygiène.
5- Conseiller Technique
 
- Apporter son assistance en tant que Conseiller Technique de l’Administrateur Général ;
- remplir d’autres fonctions exigées par les nécessités de services.
 
6- L’Agence comptable
 
- coordonner les activités des services de Trésorerie et de Comptabilité;
- payer des dépenses ;
- recouvrer les recettes ;
- signer les chèques ;
- suivre les recettes et les dépenses.
 
• Le Service de la Trésorerie
- Reçoit les ordres de paiement et les titres de recette,
- établit les chèques,
- classe les chèques,
- remet les chèques avec des fiches de rejet éventuel
 
• Le Service de Comptabilité
 
- Suit les différents livres comptables ;
- produit les statistiques ;
- suit les exécutions budgétaires.
 
7- Service du Conseil médical
 
- Apporter des conseils en vue d’une maitrise de la sinistralité et une bonne politique de prise en charge ;
- veiller à la bonne application des clauses du cahier des charges ;
- conseiller et orienter les mutualistes vers les structures d’accueil en fonction de leurs demandes ;
- veiller à la qualité des soins administrés aux adhérents et à leurs ayants-droit dans les structures conventionnées ;
- recevoir les bénéficiaires sollicitant une prise en charge en faisant une analyse des bulletins délivrés par le médecin traitant ;
- délivrer des bons de prise en charge ;
- conseiller et assister l’Administrateur Général dans la mise en œuvre de la politique de santé de l’AMAT-CI.
 
B- DEPARTEMENT DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
 
Le Département des Affaires Administratives et Financières (D.A.A.F) gère les ressources humaines, financières et matériels de l’AMAT-CI. Il est composé de deux (02) services.
 
1- Le Service des Ressources Humaines et des Moyens Généraux
 
- Définir et mettre en œuvre la politique de gestion des ressources humaines (recrutement du personnel et mise en œuvre des plan de formation) ;
- veiller à l’application des statuts et règlement intérieur ainsi que la législation du travail ;
- préparer la paie ;
- concevoir et mettre en œuvre la politique d’acquisition des biens et services et de gestion des immobilisations ; 
- évaluer les besoins en personnel et en matériel,
- gérer les immobilisations et installations (gestion des achats et approvisionnement des biens et services, du parc auto).
 
2- Le service des Finances
 
- Assurer la production d’informations financières indispensables à la gestion de l’AMAT-CI ;
- gérer les produits du patrimoine mobilier ainsi que les placements financiers et disponibilités de l’AMAT-CI ;
- établir les budgets de l’AMAT-CI ;
- établir les situations de trésorerie périodiques.
 
C- DEPARTEMENT DES PRESTATIONS ET AFFAIRES JURIDIQUES
 
Le département est chargé de :
- Gérer l’ensemble des prestations offertes par l’AMAT-CI ;
- gérer les dossiers juridiques et contentieux relatifs à l’exercice de l’activité, au fonctionnement et aux rapports avec les tiers ;
- s’assurer du degré de satisfaction des bénéficiaires
 Il est composé de six (06) services :
 
1- Le Secrétariat
 
2- Les Hôtesses
 
- Accueillir et orienter les bénéficiaires et les tiers vers les services demandés ;
- Donner des renseignements ;
- S’assurer du bon entretien de la salle d’accueil.
 
3- Le Service de Gestion des Prestations
 
- Réceptionner les demandes de remboursement des partenaires médicaux ;
- contrôler la validité et la conformité des prestations dispensées aux termes des conventions conclues ;
- transmettre les fiches de prestation suspectes au service des Affaires Juridiques pour examen et décision ;
- délivrer des prises en charges ;
- réceptionner et étudier les demandes de prêts, de pension de retraite et allocations de décès.
 
4- Le Service Juridique et Contentieux
 
- Assurer la responsabilité du traitement de tous les dossiers juridiques et contentieux ;
*rédiger les projets de contrat
* instruire les dossiers relatifs aux actions contentieuses intentées par ou contre l’AMAT-CI ;
* instruire les dossiers d’agrément des partenaires médicaux et autres prestataires ;
- diffuser et vulgariser les statuts et règlement intérieur de l’AMAT-CI ;
- réaliser toutes études juridiques ayant un intérêt pour l’AMAT-CI.
 
5- Service Commissions Locales
 
- Servir de trait d’union entre l’Administration Générale et les Mutualistes ;
• Informer les commissions locales sur les activités de l’AMAT-CI,
• Veiller à la désignation des délégués des services centraux et circonscriptions financières,
- S’assurer que les bénéficiaires sont satisfaits des services de l’AMAT-CI et éventuellement proposer des mesures correctives ;
• Recueillir et traiter les réclamations, observations et suggestions faites par les commissions locales.  
 
6- Service du Contrôleur Médical
 
- Délivrer des bons de prise en charge aux Mutualistes ;
- apporte une assistance aux malades (visite aux malades) dans les hôpitaux ;
- contrôle de l’effectivité des hospitalisations ou des actes médicaux dans les structures conventionnées en cas de prolongation de l’hospitalisation (lutte contre la fraude) ;
- recevoir les bénéficiaires sollicitant une prise en charge en faisant une analyse des bulletins délivrés par le médecin traitant ;
- traiter les factures des prestataires médicaux et les fiches de remboursement avant paiement ;
- veille à la conformité des actes posés et les médicaments prescrits ;
- conseiller et orienter les mutualistes vers les structures conventionnées en fonction de leur demande. 
 
D- DEPARTEMENT DE L’INFORMATIQUE
 
Le département de l’informatique est chargé de :
- la conception et de la réalisation des logiciels de gestion ;
- l’installation, de la mise en application et de la maintenance des logiciels de gestion.
Il est composé de trois services :
 
1- Service des Etudes et Développement
 
- Etudes sur les besoins des utilisateurs ;
- conception et développement des logiciels ;
- mise en application du logiciel ;
- formation des utilisateurs.
 
2- Service de Production
 
- Administration de la base de données ;
- administration du système d’exploitation ;
- assistance aux utilisateurs.
 
3- Service des Archives
 
- mettre en place un système manuel et informatique de classement et de consultation des dossiers ;
- collecter et traiter les différents dossiers à archiver ;
- traiter les demandes de consultation des archives formulées par les services ;
- veiller à la bonne tenue des archives.