Le guide de sécurité concernant les postes comptables

1. Objet du guide sécurité
Ce document a pour objet de décrire les conseils pratiques et les règles à respecter en matière de sécurité au sein d’un poste comptable.
 
2. Domaine d’application
Ce document concerne l’ensemble des activités liées à :
la sécurité des agents du poste comptable,
la sécurité des clients et visiteurs fréquentant les locaux du poste comptable,
la sécurité du patrimoine du poste comptable.
 
3. Obligations et responsabilités du Chef de poste
Le chef de poste est le premier responsable de la sécurité des personnes et des biens au sein du poste comptable.
A ce titre, il a pour obligation de prendre les mesures préventives et actives nécessaires pour assurer la sécurité au sein du service.
Au titre des mesures préventives :
Il doit s’assurer que :
tous travaux d’aménagement, de réhabilitation ou de construction ne peuvent être exécutés qu’après autorisation des autorités compétentes en la matière ;
des actions nécessaires sont prises en vue de garantir un niveau de sécurité minimum lorsque la structure des bâtiments déjà en place, n’est pas conforme à certaines règles de sécurité en matière de construction et d’aménagement ;
le suivi de la sécurité est assuré au sein du poste comptable.
Au titre des mesures actives :
Il doit s’assurer que :
des mesures sont prises pour permettre l’évacuation des locaux du poste comptable en situation d’urgence à partir d’une alerte audible de tous;
des actions sont mises en œuvre pour corriger les dysfonctionnements en matière de sécurité et améliorer le processus sécurité;
la sécurité fait l’objet d’évaluation périodique.
 
4. Dispositions de sécurité à l’entrée du poste comptable et surveillance
4.1 Accueil du public à l’entrée du poste comptable
Un Registre d’entrée est tenu par les agents en charge de l’accueil à l’entrée du poste comptable. Ce registre permet de constituer une base de données retraçant les mouvements des clients ou du public relatifs aux rendez-vous avec les services du poste comptable ou aux visites personnelles en général. L’enregistrement porte sur les points suivants :
     l’identité du visiteur ;
     l’heure d’entrée ;
     l’heure de sortie ;
     le service ou la personne concernée au sein du poste comptable.
NB : La pièce d’identité du concerné est conservée à l’Accueil d’entrée et restituée à ce dernier à la sortie.
 
4.2 Gestion des périodes d’affluence
En période de grande affluence, des numéros d’ordre sont attribués aux clients par ordre d’arrivée. Cette disposition permet de mieux gérer les files d’attente et d’éviter les bousculades pouvant occasionner des accidents ou incidents.
L’accès au hall principal est coordonné par un vigile afin d’éviter l’engorgement.
 
4.3 Surveillance
4.3.1 Le service de gardiennage
Le service de gardiennage contrôle les mouvements du personnel, des clients et du public, à l’exception de l’entrée visiteurs tenue par les agents d’accueil aux heures d’ouvertures du poste comptable.
Dans l’attente de l’ouverture des services, les clients ont accès aux préaux du poste comptable par la porte d’entrée située près du poste de gardiennage en cas d’intempéries (pluie, etc.). L’accès du poste comptable est sans restriction pendant cette période aux Collecteurs municipaux venant faire des versements.
Un Cahier de contrôle de routine du patrimoine réalisé après la fermeture des bureaux du poste comptable est tenu par le service de gardiennage. Ce contrôle concerne :
    - le bâtiment principal et ses annexes
    - (si elle existe) la résidence du chef de poste
NB : le dispositif de sécurité mis en place en collaboration avec les services de police de la circonscription financière étant jugé confidentiel, il ne peut faire l’objet de description dans le présent guide de sécurité.
 
4.3.2 Intrusion dans les locaux du poste comptable
Tout accès aux services du poste comptable par un individu ou groupe d’individus sans y être autorisé ou habilité est considéré comme une intrusion pour laquelle le Chef de poste se réserve le droit de faire appel au service de gardiennage ou aux forces de l’ordre.
Cette disposition a pour objet de protéger le poste comptable contre l’intrusion irrégulière de personnes étrangères aux services et de prévenir d’éventuels actes délictueux à l’intérieur des locaux.
 
4.4 Interdictions et restrictions
➪ l’usage du téléphone portable par les clients ou visiteurs est interdit dans le hall principal
➪ le hall principal est strictement interdit aux accompagnateurs des clients, à l’exception des personnes à mobilité réduite, mal voyants ou malades
➪ Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments abritant les services du poste comptable
 
5. Sécurité du caveau
La sécurité du caveau est assurée conformément aux dispositions en vigueur à la
Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
 
6. Sécurité des données du système d’information
Cf. Manuel qualité et DGTCP-DGTCP-PM2-PRO-02 "Maîtrise des documents et des enregistrements
 
7. Le registre sécurité de la DGTCP
Il s’agit de la mémoire de la DGTCP en matière de sécurité. Il contient la fiche d’identité de la DGTCP et le suivi de la sécurité.
 
7.1 La fiche d’identité du poste comptable
Dénomination du poste comptable
Téléphone :
Fax : ……….. Site Web : ………….
Localisation géographique du poste comptable
Type et Catégorie d’Etablissement Recevant du Public (ERP) : Type et catégorie du poste comptable à définir selon les dispositions suivantes :
- Décret n°79-12 du 10 janvier 1979, relatif à la protection contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public, Art. 14 et Art. 19)
- Arrêté n°295 INT. SAPC. Du 17 décembre 1985 porta nt approbation de dispositions particulières complétant le règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public ; Cf. Journal officiel de la république de Côte d’Ivoire du 23 janvier 1986, Page 36-37)
- Arrêté n°292 INT. SAPC. Du 10 décembre 1985, portant règlement de sécurité dans les établissements recevant du public (dispositions générales)
Identification des bâtiments selon les critères suivants :
    Identification des bâtiments
    Date approximative de construction
    Nombre de niveaux
    Remarques et observations
    Effectifs probables
 
7.2 Aide mémoire : numéros de téléphone et adresses utiles
Sapeurs Pompiers 180/………………..
District ou Commissariat de police …………………………..
Centre Hospitalier Rural ou Universitaire ……………………….
CIE …………………………….
SODECI ………………………………….
Préfecture …………………………………
Sous Préfecture ……………………………..
Mairie …………………………………………
Préfecture de police ……………………………………………
 
7.3 Consignes de sécurité en cas d’incendie
En cas de découverte d’un foyer d’incendie, voici les consignes à respecter strictement au sein du poste comptable :
➪ Donner l’alarme : l’alarme est déclenchée par une série de coup de sifflet. 
Le retentissement de ce signal signifie évacuation immédiate des locaux. Un sifflet par bâtiment et par niveau à portée de main des Responsables désignés et connus de tous
➪ Prévenir le chef de poste ou le Pilote du processus sécurité
➪ Appeler les Sapeurs-Pompiers au numéro : 180/……………..
➪ Faire évacuer les locaux
➪ Avant de quitter les lieux, s’assurer qu’il n’y a plus personne à l’intérieur
➪ Fermer portes et fenêtres
➪ Dans la fumée, se baisser
➪ Ne jamais revenir en arrière si vous n’avez reçu aucun ordre contraire
➪ Rejoindre le point de rassemblement
➪ S’assurer que les Sapeurs-Pompiers ont été effectivement contactés
 
8. Gestion des extincteurs
Le poste comptable est pourvu d’extincteurs conformes aux endroits appropriés ou endroits à risques ; ces extincteurs doivent porter les mentions suivantes :
    N° de l’extincteur 
    Emplacement 
    Nature du produit extincteur
    Capacité
VÉRIFICATION DES EXTINCTEURS
 
Pour cette action, les critères suivants doivent être observés :
    Date d’installation
    N° des extincteurs
    Observations 
    L’identité du Vérificateur 
    Visa du vérificateur
NB : Ce Formulaire est renseigné par le Pilote du processus
 
9. Installations techniques
L’accès au local d’appareillage est strictement interdit, à l’exception des services de maintenance.
COMPOSITION ET VÉRIFICATION DES INSTALLATIONS TECHNIQUES
Pour cette action, les critères suivants doivent être observés :
    Types d’installation (exemple : Installations électriques ou Installations informatiques)
    Date de vérification 
    L’identité du Vérificateur 
    Visa du vérificateur
NB : Le Formulaire renseigné par le Pilote du processus en relation avec le
Pilote du processus Gérer les approvisionnements de matériels, les infrastructures et la logistique
 
10. Dispositions prises en cas d’évacuation d’urgence
➪ Un système d’alarme audible de tous : un coup de sifflet prévenant les occupants des locaux du poste comptable  de quitter immédiatement les lieux.
➪ Des issues de dégagement libres (portes déverrouillées, non encombrées)
➪ Un dispositif de désenfumage : fenêtre pour évacuer la fumée, la chaleur ou pour évacuer facilement les occupants
➪ Un éclairage de sécurité du bâtiment abritant le poste comptable indiquant la sortie en cas de défaillance de l’éclairage normal
 
11. Audit sécurité
Un audit sécurité est réalisé annuellement par une personne-ressource afin de s’assurer de la conformité des dispositions prises en matière de sécurité.
 
12. Suivi de la sécurité au sein du poste comptable
Le suivi est assuré par le Pilote du processus Assurer la sécurité conformément aux dispositions arrêtées sur le processus.